Dokumentationsplan für Therapeuten: Vorlagen, Versionen, KPI, Kosten, Reviews, Ausnahmen und Archivierung.
Der Pilot bleibt rein organisatorisch: Er sortiert fiktive Terminanfragen, bereitet allgemeine Praxisinformationen vor und erstellt eine interne Ablaufcheckliste. Diagnose, Behandlung, Triage, Patientendokumentation und individuelle Empfehlungen sind ausgeschlossen.
Zehn fiktive Terminanfragen nach gewünschtem Zeitfenster, Kontaktweg und fehlenden organisatorischen Angaben ordnen; Antwortentwürfe nur für Öffnungszeiten, Ablauf und Rückruf vorbereiten.
Input: Ausschließlich erfundene Namen und Kontaktdaten sowie allgemeine Praxisinformationen verwenden. Keine Symptome, Diagnosen, Behandlungsnotizen, Versicherungsdaten oder identifizierbaren Gesundheitsangaben eingeben.
Zeit bis zur freigegebenen organisatorischen Antwort, korrekt erkannte Rückfragen, unzulässige inhaltliche Ergänzungen und Korrekturminuten über zehn Testanfragen messen.
Budgetregel: Mit einem Nutzer, einer Anfrageart und fester Monatsgrenze starten. Nutzerrechte, Speicher, Export, Löschweg und menschliche Freigabezeit vor einem Teamzugang einrechnen.
Stoppen bei klinischer Einordnung, individueller Empfehlung, echten Gesundheitsdaten, automatischem Versand oder Terminentscheid, unklarem Speicherweg oder fehlender menschlicher Freigabe.
Dokumentation macht KI-Einsatz überprüfbar: Nachweise, Versionen, Ablageorte und Review-Spuren müssen vor dem nächsten Ausbau auffindbar sein.
Workflow, Tool, Owner, Nachweisart und Ablage in einer nachvollziehbaren Kontrollansicht bündeln.
Offene Belege sichtbar machen, bevor Entscheidungen, Audits oder Teamstandards darauf aufbauen.
Vorlagen und Prüfregeln mit den verbindlichen Teamstandards verbinden.
Dokumentierte Entscheidungen direkt in Audit, Dashboard und Review-Takt überführen.
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Praxisorganisation, Termintexte, Wissensnotizen und Patientenkommunikation
Alle Empfehlungen sind operative Orientierung. Rechtliche, steuerliche, medizinische oder regulatorische Freigaben müssen extern erfolgen.
Dokumentation ist die Belegschicht vor Anbieterlink, Audit, Teamstandard oder Toolausbau. Erst wenn Vorlage, Version, Owner, Kosten, Review und Fallback auffindbar sind, ist die nächste Entscheidung belastbar.
Kundenanfragen priorisieren mit Tidio bleibt gültig, wenn Ablage, Version, Owner und Review-Spur eindeutig sind.
Perplexity braucht Nacharbeit, wenn Kostenquelle, Nachtest, Version oder Review-Kommentar fehlt.
Stoppen, wenn Nachweise nicht auffindbar sind, der Fallback fehlt oder der Owner die aktuelle Version nicht bestätigen kann. Dann bleibt der Workflow im Testmodus.
| Dokumentation | Workflow | Tool | Owner | Nachweis | Ablage |
|---|---|---|---|---|---|
| Vorlagenablage | Kundenanfragen priorisieren | Tidio | Tool-Admin | Prompt- und Vorlagenversion | zentraler Ordner mit Workflow, Tool, Version und Datum |
| Änderungslog | Wissen recherchieren | Perplexity | fachlicher Owner | Kosten- und Limitnachweis | Änderungslog mit Owner, Grund, KPI und Nachtest |
| KPI-Nachweis | E-Mails beantworten | DeepL Write | Datenverantwortung | Review- und Abnahmeprotokoll | Nachweisablage mit Kosten-, Datenfluss- und Review-Link |
| Kostenbeleg | Angebote erstellen | ChatGPT | Teamlead | Ausnahme- und Fallbacknotiz | Archivpfad für alte Vorlagen und Rollback-Version |
| Review-Protokoll | Meeting-Protokolle auswerten | Mailchimp | Tool-Admin | Prompt- und Vorlagenversion | zentraler Ordner mit Workflow, Tool, Version und Datum |
| Ausnahmeakte | Dokumente zusammenfassen | Otter.ai | fachlicher Owner | Kosten- und Limitnachweis | Änderungslog mit Owner, Grund, KPI und Nachtest |
| Tool-Version | Social-Media-Inhalte planen | Phantombuster | Datenverantwortung | Review- und Abnahmeprotokoll | Nachweisablage mit Kosten-, Datenfluss- und Review-Link |
| Archivierung | Leads qualifizieren | Zendesk AI | Teamlead | Ausnahme- und Fallbacknotiz | Archivpfad für alte Vorlagen und Rollback-Version |
Vorlagen, Versionen, Kosten, KPI-Signale, Reviews, Ausnahmen, Fallbacks, Nachtests und verantwortliche Owner je Workflow.
Mit festen Pflichtfeldern, klarer Ablage, Versionierung und nur den Nachweisen, die für Nutzung, Review, Wartung und Audit gebraucht werden.
Nein. Sie schafft operative Nachvollziehbarkeit und ersetzt keine fachliche, rechtliche, Datenschutz- oder Compliance-Freigabe.